Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это важный шаг для любой организации, работающей с кадровыми документами. Традиционный бумажный формат обмена документами имеет свои недостатки, такие как сложности в поиске и хранении копий/оригиналов, высокие затраты на бумагу и печать, а также возможность утраты и порчи бумажных носителей. Однако, решение есть, переход на КЭДО способен решить все эти проблемы.
Автоматизация бизнес-процессов
КЭДО позволяет ускорить процесс создания, редактирования и утверждения документов, а также повысить их точность и надежность. Автоматизация сокращает время, которое тратится на обработку документов, и улучшает взаимодействие между сотрудниками и отделами. Все бизнес-процессы в вашей компании будут осуществляться быстрее.
Удобство и доступность хранения документации
Организации, перешедшие на КЭДО, могут хранить свои кадровые документы в электронном виде, что гарантирует их сохранность и обеспечивает удобный доступ к ним в любое время. Необходимый документ можно найти в считанные секунды, используя поисковые функции системы, что значительно экономит время и силы сотрудников.
Минимизация затрат на бумагу и печать
Переход на КЭДО позволяет существенно снизить расходы на покупку бумажных носителей и печать документов. Это особенно актуально для организаций с большим объемом кадровой документации, так как они смогут сэкономить средства, которые можно реинвестировать в развитие компании.
Безопасность файлов и конфиденциальность информации
В КЭДО существуют средства контроля и защиты информации, что повышает уровень безопасности персональных данных сотрудников и предотвращает несанкционированный доступ к документам. Контроль доступа позволяет определить, какие сотрудники имеют право на просмотр или редактирование файлов, что гарантирует соблюдение конфиденциальности и неприкосновенности информации.
Необходимо также отметить экологическую составляющую использования КЭДО. Переход на такой формат хранения документов позволяет сократить использование бумажных носителей, что, в свою очередь, способствует сохранению природных ресурсов и уменьшению экологического воздействия. Кроме того, меньшая потребность в бумаге и принтерах позволяет снизить выбросы углекислого газа, связанные с их производством и транспортировкой.
