Порядок в бумагах — сложная задача, независимо от того, где именно вы его наводите, дома или на работе. Важно не просто один раз разобрать все документы, но создать такую систему, которая сама по себе будет поддерживать в дальнейшем порядок.
И если в офисе, особенно в официальном архиве компании на помощь могут прийти профессионалы, оказывающие архивные услуги, то дома придется потрудиться самостоятельно. Хотя несколько идей от специалистов все же можно взять на заметку.
Собрать все бумаги в одном месте
Первый шаг — отыскать все документы, которые есть в вашем доме и собрать их в одном месте. Это делается для того, чтобы без внимания не осталось никаких бумаг, а также, чтобы в дальнейшем поместить их на одной полке. Так будет проще искать нужное и добавлять на хранение новые листы.
Не стоит думать, что вес обязательно разбирать за раз. В особенно сложных случаев бумаг в семье может быть так много, что на наведение порядка может потребоваться несколько дней. Поэтому оптимальное решение — выделить для уборки целый стол, на котором вы сможете оставить неразобранное до следующего дня.
Экспертиза ценности документов
На профессиональном языке этот этап называется именно так. В быту можно сказать проще: на этой стадии нужно разобраться, нужно ли вам в принципе хранить эти бумаги или нет.
В процессе разборов обычно выясняется, что в коробках и папках с документами много бумажного мусора. Это могут быть просроченные и утратившие актуальность бумаги (например, инструкции к технике, которая давно не работает, или оплаченные квитанции за электричество десятилетней давности), так и черновики, старые записки, выгоревшие чеки и т.д.
Все эти ненужные вещи нужно сдать в макулатуру (фискальные чеки обычно туда не принимают), а все нужное — рассортировать.
Сортировка
Для создания домашнего архива можно руководствоваться следующим принципом:
- Выделить документы бессрочного хранения (на недвижимость, на машины, медицинские, образовательные и т.д.). Для каждого объекта или человека завести отдельную папку.
- Выделить документы со сроком годности, разложить их в папки по годам, на папках удобно подписать «Утилизировать в январе такого-то года», чтобы потом не перебирать листы заново, а просто сдать в переработку устаревшее.
- Выделить отдельную папку для текущих, актуальных дел — неоплаченные квитанции, неотвеченные письма и т.д. Желательно следить за тем, чтобы эта папка всегда была пуста, то есть вовремя закрывать вопросы.
Организация архива
Чтобы физически создать домашний архив, удобно использовать папки с файлами, помещая в каждый файл отдельный документ. Затем папки нужно подписать на корешке и поставить на полку.
Но некоторые действуют по-другому, например, заводят коробки, корзины или другие емкости для хранения бумаг. Вы можете действовать любым удобным для вас способом, главное, чтобы вам было комфортно в любой момент получить доступ к любой категории хранения.
